Gebruikerservaring Anneke Tromp, directeur en logopedist logopediepraktijk SpreekTaal logopedisten.
“Daar waar automatiseringskansen liggen, moet je die pakken”, dat zegt Anneke Tromp. Zij heeft een grote logopediepraktijk voor alle leeftijden en voor alle spraak-, taal- en slikproblemen, genaamd: SpreekTaal Logopedisten. De praktijk heeft acht logopedisten in dienst en is inmiddels gegroeid naar zes locaties in Hilversum en omgeving. De voornaamste reden voor Anneke om met MijnZorgApp te gaan werken was het indammen van het aantal no-shows. Ze werkt nu een half jaar met de app. We zijn benieuwd of haar verwachtingen zijn uitgekomen.
Anneke: “Ik moet eerlijk zeggen dat ik eerst mijn bedenking had van: pfff, weer een ‘ding’ wat we erbij moeten doen. Echter, ik hou van omdenken. Wil je een fatsoenlijk salaris uit een logopediepraktijk halen, dan is het belangrijk om je werk zo efficiënt mogelijk in te richten. Daar waar automatiseringskansen liggen, moet je die dan ook pakken.”
Waarom ben je gestart met MijnZorgApp?
“Binnen onze logopediepraktijk komen no-shows regelmatig voor. Naast dat mensen hun afspraak vergeten, gebeurt het ook dat ze een verkeerde locatie in hun hoofd hebben of niet meer weten bij welke logopedist ze een afspraak hebben. Dan worden wij gebeld met zulke vragen. Wat tijd kost. Als iemand bij ons de afspraak niet 24 uur van tevoren afzegt, zijn wij genoodzaakt om een verzuimfactuur á 25 euro te versturen. Dit doen wij ook liever niet, is voor onze cliënt niet fijn en voor ons ook niet. Vaak moeten we om het bedrag te ontvangen, hier ook weer achteraan bellen. Wat nogmaals tijd kost. Bovendien is het niet bevorderlijk voor de goede relatie met onze cliënten. Mensen worden er vaak boos over. Daarom vond ik het belangrijk om te kijken hoe we de no-shows en zodoende de verzuimfacturen kunnen voorkomen. In september 2022 zijn we gestart met MijnZorgApp en dat bleek dé oplossing.”
“Ik vond het belangrijk om te kijken hoe we de no-shows en zodoende de verzuimfacturen konden voorkomen”
Welke verwachtingen heb je over het gebruik van MijnZorgApp?
“Mijn verwachting, dat het de no-shows zou terugdringen, is 100% uitgekomen. Dit is echt aanzienlijk afgenomen. Elke logopedist binnen de praktijk werkt nu met de afsprakenreminder in MijnZorgApp. In de reminder staat met wie, waar en hoe laat de afspraak is. De reminder wordt de dag voorafgaand aan de afspraak om half negen verstuurd via e-mail of een pushbericht via de telefoon. Ik vind het heel prettig dat cliënten zelf de methode kunnen kiezen die bij hem of haar past. Wat ik ook een toegevoegde waarde vind, is dat mijn logo erin staat en dat ik foto’s kan toevoegen van de praktijk. Onze cliënten zien nu naast onze naam ook ons beeldmerk, wat veel meer herkenbaarheid geeft.”
“Het lijkt ook wel of onze cliënten de afspraak met hun logopedist nu serieuzer nemen. Ik heb bijvoorbeeld een keer meegemaakt dat een moeder doodleuk opbelde met de mededeling dat ze die dag niet kwam met haar zoontje, omdat ze liever gingen zwemmen. En dan achteraf nog boos werd over een verzuimfactuur. Dit soort voorvallen hebben we nu eigenlijk niet meer.”
“Automatisering is dit jaar echt een speerpunt binnen onze praktijk.”
Wat heb je verder nog aan verwachtingen?
“Verder hoop ik ook tijdwinst te behalen met een uniforme en snellere wijze van het meegeven van huiswerkoefeningen via MijnZorgApp. 2023 wordt het jaar waarin we verder gaan onderzoeken wat we nog meer kunnen onderbrengen in de app. Automatisering is dit jaar echt een speerpunt binnen onze praktijk.”
Hoe is de begeleiding vanuit Healthtrain bij de opstart van MijnZorgApp?
“Ik vind MijnZorgApp ‘fuzzy logic’. Daarmee bedoel ik dat het van een hele prettige simpliciteit is. Net zoiets als het bedienen van een andere wasmachine dan die bij jou thuis staat. Je weet precies waar de aan/uit knop zit, je kunt een wasprogramma instellen, de temperatuur kiezen en het toerental van de centrifuge. Zo zie ik MijnZorgApp ook. Ik heb MijnZorgApp eerst helemaal bij mijzelf ingericht en een week later heb ik het bij mijn medewerkers geïntroduceerd.”
“MijnZorgapp is net zo eenvoudig als het bedienen van een andere wasmachine dan die bij jou thuis staat”
“We liepen in het begin wel tegen een systeemfoutje aan. MijnZorgApp kon onze telefoonnummers niet ‘lezen’. Wij noteren de telefoonnummers altijd op een vaste manier. Na twee cijfers volgt een spatie. Deze notering was anders dan gebruikelijk en het systeem van MijnZorgApp kon dat niet inlezen. Maud, van het serviceteam, is direct op zoek gegaan waar de fout zat. Dit werd vrij snel opgelost door HealthTrain. Dat vond ik klasse service.”
Hoe zorg je ervoor dat zowel de cliënten als je medewerkers werken met de app?
“Mijn medewerkers lopen er al mee weg. Onze officemanager regelt alles voor onze cliënten. We hebben te maken met een lange wachtlijst. Op het moment dat een nieuwe cliënt zich aanmeldt, ontvangt hij een e-mail met alle informatie en wordt hij uitgenodigd de app te installeren. We kunnen er wel vanuit gaan dat 90% van onze cliënten mail en telefoon heeft. Voor het percentage dat buiten de boot valt, blijven we het op de ouderwetse manier doen. Dat zijn dan met name de wat oudere cliënten, die niet digitaal vaardig zijn. Maar ook mensen aan de onderkant van de samenleving die vaak niet beschikken over digitale middelen. De cliënten die er nu gebruik van maken zijn overigens heel tevreden. Ze ervaren het als heel prettig. Ze gaan beter om met hun afspraken en bellen minder snel.”
“Automatiseer de dingen die zich laten automatiseren. Dan hou je veel meer tijd over voor waar je voor bent opgeleid: zorg verlenen”
Heb je nog tips voor andere zorgprofessionals?
“Automatiseer de dingen die zich laten automatiseren. Dan hou je veel meer tijd over voor waar je voor bent opgeleid: zorg verlenen. Neem een keer echt de tijd om je praktijkvoering onder de loep te nemen en kijk naar wat efficiënter en makkelijker kan. Ga sparren met iemand die jouw klankbord daarin wil en kan zijn. Mijn uitgangspunt is dat ik goede zorg wil leveren, met een gepaste inspanning zodat mijn werkdruk behapbaar blijft. Ook als je een eenpitter bent, kan MijnZorgApp een uitkomst zijn. Je bent veel minder tijd kwijt aan het maken en regelen van afspraken.”