Interview met Debbie Smit, sportfysiotherapeut bij Fysiotherapeutisch Instituut Alkmaar
Fysiotherapeutisch Instituut Alkmaar heeft meegewerkt aan het onderzoek van student Rik Boers om het verschil te meten tussen het aantal no-shows voor en na het gebruik van MijnZorgApp. Onder de bezielende leiding van sportfysiotherapeut Debbie Smit is MijnZorgApp geïmplementeerd in de praktijk. Debbie: “Veel collega’s en cliënten waren direct heel enthousiast over de app en we zagen meteen een grote afname in het aantal no-shows! Alleen daarom al zou elke zorgverlener deze app moeten hebben.”
Afstudeeronderzoek MijnZorgApp
Debbie (35) heeft twee banen. Ze werkt twee dagen in de week als sportfysiotherapeut bij Fysiotherapeutisch instituut Alkmaar (FIA) en ze werkt twee dagen in de week als online docent bij Intramed. Als docent leert ze de cursist de ‘gouden routes’ van het systeem Intramed. Hoe kun je het programma zo instellen, dat alles op rolletjes loopt zodat het zo min mogelijk energie kost. “Ik vind digitalisering in de zorg heel interessant en leuk om mee bezig te zijn. Dus toen FIA met MijnZorgApp wilde gaan werken, was het logisch dat ik mijn collega’s daarin zou begeleiden. Via HealthTrain zijn we in contact gekomen met student Rik Boers, die voor zijn afstudeeronderzoek MijnZorgApp had gekozen. Hij wilde de no-shows in kaart brengen zonder en met gebruik van de app. Omdat wij net gingen starten met MijnZorgApp was dit een uitgelezen kans om een dergelijk onderzoek handen en voeten te geven.”
Aanzienlijke afname no-shows
“FIA is een praktijk met achttien fysiotherapeuten en wij merken dat het best vaak voorkomt dat cliënten niet komen opdagen omdat de afspraak simpelweg wordt vergeten of omdat mensen een verkeerde tijd in hun hoofd hebben. Dus toen HealthTrain ons vroeg om mee te doen met dit onderzoek hebben wij direct ‘ja’ gezegd. Het is fijn als je als praktijk meer inzicht krijgt in het exacte aantal no-shows en daardoor inzicht in gemiste omzet. Voor mij als therapeut is het fijn om no-shows te voorkomen, omdat ik dan lekker kan doorwerken en geen tijd kwijt ben aan verloren half uurtjes, nabellen en administratieve handelingen die een no-show teweegbrengt. Als iemand geen geldige reden heeft om de afspraak niet na te komen, dan is het altijd moeilijk om met die cliënt in discussie te treden over het al of niet in rekening brengen van de gemiste afspraak c.q. zitting. Als we die zitting toch in rekening brengen, daar wordt een cliënt natuurlijk ook niet blij van.”
“Een aantal weken voor de overstap naar MijnZorgApp hebben wij bijgehouden hoeveel no-shows er daadwerkelijk waren. Elke therapeut heeft anoniem de no-shows geturfd, ongeacht de reden van de no-show. Het voordeel daarvan was dat we nu echt met de billen bloot gingen. Geen enkele no-show bleef verborgen. Daar zijn we best van geschrokken, want dat waren er maar liefst vijftig. Twee weken na de implementatie van MijnZorgApp hebben we dit opnieuw gemeten. Het resultaat was opmerkelijk. We zagen een verschil van dag en nacht. Het aantal no-shows was gedaald naar vier. Dit geeft ons alleen al voldoende reden om tevreden te zijn met MijnZorgApp.”
“Ik heb eerst mijn collega’s een stoomcursus gegeven in het gebruik van MijnZorgApp”
Implementatie MijnZorgApp
“De implementatie van de app was even wennen. We zijn binnen onze praktijk namelijk niet allemaal opgegroeid in het digitale tijdperk. Maar een goede voorbereiding is het halve werk. Allereerst moet elke therapeut doordrongen zijn van de voordelen van de app en bij de eerste afspraak hun cliënt goed kunnen informeren, zodat cliënten er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Daarom heb ik eerst mijn collega’s een stoomcursus gegeven. Door mijn collega’s er actief in mee te nemen, is de implementatie succesvol verlopen. Elke collega stelt nu bij de intake standaard de vraag aan cliënten: is het gelukt om MijnZorgApp te installeren?”
Gebruikerservaringen
“De eerste gebruikservaringen met betrekking tot de afsprakenreminder waren meteen positief. Zowel collega’s als cliënten waren er blij mee. Mijn collega therapeuten zagen in hun agenda dat ze minder vaak achter mensen aan hoefden te bellen. Ook onze baliemedewerkers gaven aan dat het fijn was dat ze minder afspraken hoefden te verzetten. Cliënten gaven als feedback te kennen dat ze blij zijn dat ze nu zelf hun afspraken kunnen regelen.”
“Dat stukje ‘e’ van e-health is een hele fijne toevoeging op onze behandelingen, maar het moet wel passen bij de cliënt.”
Blended werken
“Wat ook een hele fijne functie binnen MijnZorgApp is, zijn de huiswerkoefeningen die we cliënten mee kunnen geven. Ik hoor vaak van mijn cliënten dat ze daardoor meer handvatten hebben om de oefening op de juiste manier te kunnen uitvoeren en bovendien vinden ze het fijn om een herinnering te krijgen, dat het tijd is om de oefeningen te doen. Het resultaat is dat ze de oefeningen vaker doen en dat ze de oefeningen preciezer uitvoeren. Daar ben ik als therapeut dan ook weer heel blij mee. Als ik merk dat een cliënt minder digitaal vaardig is, dan wordt het wat lastiger. Maar juist bij de jonge fitte sporters die ik onder behandeling heb, werkt het ontzettend goed. Dat stukje ‘e’ van e-health is een hele fijne toevoeging op onze behandelingen, maar het moet wel passen bij de cliënt. Dat is het allerbelangrijkste.”
“Ik zie nog wel binnen de praktijk dat nog niet alle therapeuten de huiswerkoefeningen module even fanatiek gebruiken als ik. Dat heeft met gebruiksgemak te maken. Je moet een bepaalde handigheid daarin ontwikkelen om de filmpjes in de app te selecteren en klaar te zetten. Dat is aan de ene kant een kwestie van wennen en doen en aan de andere kant ook een schone taak van Healthtrain om te kijken hoe ze dat nog gebruiksvriendelijker kunnen doorontwikkelen.”
Zelf aan de slag
“Wat ik ook wel eens doe, als mensen bijvoorbeeld niet goed verzekerd zijn, dat ik ze een aantal oefeningen in de app meegeef, zodat ze er eerst thuis mee aan de slag kunnen. Dan zet ik een oefenschema per week in de app, die ze moeten volgen. Als ze dan na drie weken geen vooruitgang zien, dan wil ik ze terugzien. Dat betekent dat ze niet eerst drie keer langs hoeven te komen op de praktijk.”
Blended behandeltraject
“Blended zorg moet natuurlijk ook passen bij het behandeltraject. Voor mij als sportfysiotherapeut werkt het goed om in de basisfase van een revalidatie de oefeningen in de app mee te sturen. Daar zit zo’n overlap in, dat je met algemene oefeningen een heel eind komt. Komen ze in een meer sportspecifieke fase, waarbij we heel gericht moeten analyseren en de behandeling verder op de cliënt moeten toespitsen, dan zie ik de cliënt graag weer wat vaker in ‘real life’.”
“Mijn ideaalbeeld van e-health is dat de app zoveel mogelijk administratieve rompslomp kan overnemen”
Vermindering administratieve rompslomp
“Mijn ideaalbeeld van e-health is dat de app straks zoveel mogelijk administratieve taken kan overnemen. Dat als een cliënt mijn praktijk binnenstapt, alle administratieve rompslomp aan vragenlijsten al is afgehandeld. Dat we geen vragen meer hoeven te stellen als ‘klopt uw telefoonnummer nog’, ‘heeft u nog dezelfde huisarts?’ Zodat ik alleen nog maar hoef te kijken naar de klacht waarmee mijn cliënt binnenkomt.”
“Blended zorg is geen must maar wel een hele mooie kans om de zorg nog beter te maken. Ik vind wel dat de cliënt de vrijheid moet hebben om te kiezen. Mijn voorkeur gaat uit naar de combinatie: online en fysieke behandeling omdat de expertise van de therapeut en het menselijk contact heel belangrijk is bij een behandeluitkomst. Dat heb je altijd nodig.”
“Blendend zorg: een goede voorbereiding is het halve werk.”
Lessons learned
“Voorbereiden! Als je iets aan digitale zorg wilt inbouwen, moet de voorbereiding goed zijn, zodat je er als therapeut ook voor 100% achter kunt staan. Het product dat je wilt inbouwen moet goed werken, kinderziekte vrij zijn en het gebruiksgemak moet op de voorgrond staan, zowel voor therapeut als cliënt. Daar kijken ze bij HealthTrain, de ontwikkelaar van MijnZorgApp, goed naar.”
Tips voor therapeuten
“Mijn belangrijkste tip is: als je gebruik maakt van Intramed Compleet, ga dan de gratis versie van MijnZorgApp proberen. Kijk wat het doet voor je no-shows. Alleen al daarom zou ik MijnZorgApp gaan gebruiken. De rest komt dan vanzelf wel. Gebruik hem eerst voor één functie, zodra je dat in de vingers hebt, ga dan verder met de volgende functie. En: bereid het gebruik van e-health toepassingen goed voor.”